Guida / Soldi e documenti

Contratti

Modelli di contratto con variabili, emissione dalla prenotazione e accettazione elettronica dell'ospite.

A cosa servono

Con i Contratti prepari una volta il testo (per esempio il contratto di locazione turistica) e lo emetti per ogni prenotazione: HostPaea inserisce da solo nome dell'ospite, date, struttura, totale, CIN e i tuoi dati fiscali. L'ospite lo legge dal telefono e lo accetta scrivendo il proprio nome.

Creare un modello

1. Apri Contratti nel menu e premi Nuovo modello, oppure parti da un modello di base (italiano, inglese o albanese).
2. Scegli la lingua del contratto e, se serve, una sola struttura.
3. Scrivi o adatta il testo usando le variabili, per esempio {{guest_full_name}}, {{arrival_date}}, {{total}}, {{cin}}, {{legal_name}}.

Ragione sociale e P. IVA vengono da Finanze → Impostazioni di fatturazione, il CIN e l'indirizzo dalla scheda della struttura. Se manca un dato usato nel testo, il contratto non viene emesso e HostPaea ti dice cosa completare.

Emettere e inviare

Nella prenotazione confermata, nel riquadro Check-in online e fatture, scegli il modello e premi Emetti contratto (ricevi il link da inviare) oppure Emetti e invia via email. Il testo viene «congelato» al momento dell'emissione: se poi modifichi il modello, i contratti già emessi non cambiano.

Se emetti un nuovo contratto per la stessa prenotazione, quello precedente non ancora accettato viene annullato automaticamente.

L'accettazione dell'ospite

L'ospite apre il link, legge il contratto, scrive nome e cognome e conferma. Vengono conservati:

• il nome scritto, la data e l'ora;
• l'indirizzo IP e il dispositivo;
• l'impronta SHA-256 del testo, che dimostra che il testo non è cambiato.

Lo stato passa da Inviato ad Aperto e poi ad Accettato. Puoi stampare o salvare in PDF il contratto con la prova di accettazione.

Annullare

Un contratto può essere annullato con un motivo (per esempio un cambio di date). Il link smette di funzionare, ma testo e prova di accettazione restano in archivio.

Chi può fare cosa

• Emettere contratti: chi può richiedere il check-in online (proprietario, manager, receptionist).
• Creare e modificare i modelli: proprietario e manager.
• Annullare: chi può verificare i documenti degli ospiti.